Prozesse und KI für Fachhandel, Hersteller und Handwerk

Mehr Aufträge abwickeln. Mit dem Team, das Sie schon haben.

Der Digitale Innendienst verbindet Ihre vorhandene Software, nimmt Ihrem Team Abtippen, Weiterleiten und Nachfassen ab und setzt KI dort ein, wo sie im Alltag wirklich Arbeit spart.

  • Ihre Warenwirtschaft bleibt. Wir verbinden, was schon da ist.
  • Die KI bereitet vor, Ihre Mitarbeiter entscheiden.
  • Server in Deutschland. Die Abläufe gehören Ihnen.
Kostenlose Potenzialanalyse anfragen

Unverbindlich. Wir melden uns persönlich bei Ihnen, meistens noch am selben Tag.

Heute von Ihren digitalen Kollegen erledigt

Service09:05
Prüftermin bestätigt
8 Schweißgeräte fällig, Kunde hat Donnerstag gebucht
Telefon12:20
Anruf in der Mittagspause angenommen
Anliegen erfasst, Rückruf für 13:30 eingeplant
Angebot08:15
Angebotsentwurf erstellt
Anfrage mit Stückliste, 2 Positionen zur Prüfung markiert
Auftrag07:42
Bestellung aus PDF erfasst
12 Positionen übernommen, Auftrag im ERP angelegt
Digitaler Kollege

Ihr Innendienst ist voll. Aber nicht mit Kunden.

Die meiste Zeit geht nicht in Beratung oder Verkauf. Sie geht in Arbeit zwischen den Programmen.

  • Bestellungen kommen als PDF und werden Position für Position ins ERP abgetippt.
  • Angebote liegen drei Tage, nachgefasst wird selten. Den Auftrag bekommt, wer schneller war.
  • Ins Sammelpostfach schauen drei Leute, zuständig fühlt sich keiner.
  • Stundenzettel auf Papier, am Monatsende sucht das Lohnbüro alles zusammen.
  • Prüftermine, Wartungen und Zertifikate stehen in Excel. Wer nicht reinschaut, verpasst Umsatz.
  • Das Wissen sitzt im Kopf des Kollegen, der in zwei Jahren in Rente geht.

Das Problem ist selten die Software. Es sind die Lücken dazwischen.

Erst Außendienst, jetzt Innendienst

Wir bringen Ihnen Anfragen. Jetzt sorgen wir dafür, dass keine liegen bleibt.

Mit dem Digitalen Außendienst gewinnen unsere Kunden Woche für Woche neue Anfragen, mit dem Digitalen Recruiting-System neue Mitarbeiter. Der Digitale Innendienst ist der nächste Schritt: Jede Anfrage bekommt in Minuten eine Antwort, landet beim Zuständigen und wird nachgefasst, bis klar ist, ob ein Auftrag daraus wird.

Neukunden

Digitaler Außendienst

bringt Anfragen von Entscheidern

Mitarbeiter

Digitales Recruiting-System

bringt Bewerbungen von Fachkräften

Neu: Abläufe

Digitaler Innendienst

sorgt dafür, dass beides im Betrieb ankommt

Roboter von Deine Digitalisten
Ihre digitalen Kollegen

Was wir für Sie automatisieren

Jeder digitale Kollege übernimmt eine Aufgabe von Anfang bis Ende. Eine Auswahl aus über 100 Abläufen, die wir für den technischen Mittelstand durchdacht haben.

Auftragsabwicklung

Bestellungen aus Mail und PDF direkt ins ERP

Die KI liest Bestellungen aus Mails und PDFs, gleicht Artikel und Preise ab und legt den Auftrag an. Ihr Innendienst prüft nur noch die Ausnahmen.

Vorher: jede Position von Hand abtippen

Nachher: Freigabe mit einem Klick

Vertrieb

Angebote am selben Tag, Nachfassen automatisch

Anfrage mit Stückliste rein, Angebotsentwurf mit Ihren Artikeln und Kundenpreisen raus. Offene Angebote werden nach festen Tagen nachgefasst.

Vorher: Angebote liegen tagelang

Nachher: Entwurf in Minuten, kein Angebot vergessen

Kommunikation

Das Sammelpostfach sortiert sich selbst

Bestellung, Anfrage, Reklamation, Rechnung oder Bewerbung: Jede Mail wird erkannt und landet beim Richtigen.

Vorher: drei Leute lesen alles

Nachher: jeder sieht nur seins

Kommunikation

Ein Telefon, das nie besetzt ist

Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe außerhalb der Zeiten oder bei Überlauf an, fragt das Anliegen ab und legt eine Rückrufaufgabe an.

Vorher: Anrufe gehen ins Leere

Nachher: jedes Anliegen als Aufgabe im System

Vertrieb

Anfragen und Bewerbungen in Minuten beantwortet

Wer über Ihre Website oder eine Kampagne anfragt, bekommt sofort eine Antwort mit Terminlink. Ihr Zuständiger wird direkt informiert.

Vorher: Rückmeldung nach Tagen

Nachher: Antwort in Minuten, auch am Freitagabend

Personal

Zeiterfassung mit Lohnexport

Stempeln per App oder Terminal, Pausen und Ruhezeiten geprüft, Urlaub digital beantragt, Monatswerte direkt an Ihr Lohnbüro.

Vorher: Stundenzettel und Nacharbeit

Nachher: Monatsabschluss in kurzer Zeit

Service

Prüffristen und Wartungen im Griff

Fällige Prüfungen nach EN 60974-4 oder DGUV V3 erkennt das System selbst, schreibt Ihre Kunden an und bucht den Termin.

Vorher: Fristen in Excel

Nachher: wiederkehrender Serviceumsatz

Service

Reparaturen mit Statusmeldung

Gerät angenommen, Kostenvoranschlag, fertig zur Abholung: Ihr Kunde wird bei jedem Schritt automatisch informiert.

Vorher: Kunden rufen ständig an

Nachher: Ruhe an der Theke

Buchhaltung

Eingangsrechnungen und E-Rechnung

XRechnung und PDF werden ausgelesen, mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen und für DATEV vorbereitet.

Vorher: jede Rechnung von Hand prüfen

Nachher: nur Abweichungen landen bei Ihnen

Geschäftsführung

Ihre Zahlen jeden Montag um 7 Uhr

Umsatz, Auftragseingang, offene Angebote und offene Posten aus Ihrem ERP, mit Hinweis auf alles, was auffällt.

Vorher: Zahlen erst mit der BWA

Nachher: Überblick zum Wochenstart

Wissen und KI

Wissensassistent für Theke und Innendienst

Fragen zu Produkten, Normen und Abläufen beantwortet ein Assistent aus Ihren Katalogen und Unterlagen, immer mit Quelle.

Vorher: alle fragen den einen Kollegen

Nachher: Antwort in Sekunden, Wissen bleibt im Betrieb

Produktion und Qualität

Schweißdokumentation und Zertifikate

WPS, Schweißerzertifikate und Werkstoffzeugnisse werden je Auftrag zusammengestellt. Ablaufende Qualifikationen meldet das System rechtzeitig.

Vorher: Ordner zusammensuchen

Nachher: Dokumentationspaket auf Knopfdruck

Branchenwissen statt Baukasten

Gebaut für den Fachhandel. Bis zur Gasflasche.

Wir arbeiten seit Jahren mit Schweißfachhändlern, technischem Handel und Herstellern. Deshalb kennen wir die Abläufe, für die es keine Standardsoftware gibt.

  1. Flaschenkonto und Langlieger

    Jede Ausgabe und Rücknahme wird erfasst. Flaschen, die seit Monaten beim Kunden stehen, werden automatisch zurückgefordert, Mieten korrekt abgerechnet und der Saldo Ihres Gaselieferanten abgeglichen.

  2. Prüfservice, der sich selbst verkauft

    Aus Ihrer Verkaufshistorie wird sichtbar, welche Kunden prüfpflichtige Schweißgeräte haben. Fällige Prüfungen nach EN 60974-4 werden angekündigt, gebucht und dokumentiert.

  3. Werkstatt ohne Zettelwirtschaft

    Reparaturannahme an der Theke per Tablet, Kostenvoranschlag mit KI-Unterstützung, Statusmeldungen an den Kunden und Garantieanträge beim Hersteller in einem Ablauf.

So arbeitet ein digitaler Kollege

Beispiel: Eine Bestellung kommt per Mail

Die KI schlägt vor, Regeln prüfen, und nur was unklar ist, landet bei einem Menschen. Am Anfang prüft Ihr Team alles. Erst wenn es passt, laufen sichere Fälle automatisch.

  1. 01

    Mail mit PDF kommt an

    im Postfach für Bestellungen, egal ob PDF, Excel oder Scan

  2. 02

    KI liest die Bestellung

    Kunde, Lieferadresse, Positionen, Mengen und Termine

  3. 03

    Abgleich mit Ihrem ERP

    Artikelnummern, Kundenpreise und Bestand direkt aus Ihrer Warenwirtschaft

  4. 04

    Entscheidung nach Sicherheit

    jede Bestellung bekommt einen von drei Wegen

Alles eindeutig

Auftrag wird angelegt

mit Original-PDF als Anhang, Auftragsbestätigung geht raus

Einzelne Positionen unsicher

Kurze Prüfung im Innendienst

nur die markierten Zeilen, jede Korrektur macht das System besser

Storno, Änderung, unlesbar

Geht an einen Menschen

mit kurzer Zusammenfassung, nichts wird blind gebucht

Schnittstellen

Ihre Software kann mehr, als Sie denken

Fast jede Warenwirtschaft hat Schnittstellen, die nie genutzt werden. Wir prüfen zuerst, was Ihre Systeme hergeben, und stimmen uns mit Ihrem ERP-Partner und Ihrem IT-Dienstleister ab. Wo keine Schnittstelle da ist, arbeiten wir über Mail, PDF, Excel oder Dateiaustausch.

Ihr System ist nicht dabei? Dann prüfen wir es in der Potenzialanalyse.

  • Microsoft 365
  • Outlook
  • Teams
  • DATEV
  • Business Central
  • gevis
  • eNVenta
  • Sage
  • SAP Business One
  • weclapp
  • Xentral
  • Lexware Office
  • sevDesk
  • Personio
  • clockin
  • HubSpot
  • Pipedrive
  • Shopware
  • WhatsApp Business
  • Telefonanlage
  • Excel
  • XRechnung und ZUGFeRD

Klein anfangen. Schnell Nutzen sehen.

Der beste Einstieg ist selten der größte Prozess. Wir starten mit einem Ablauf, der schnell spürbar entlastet, und bauen von dort aus weiter.

  1. 01

    Potenzialanalyse

    kostenlos

    Im ersten Gespräch klären wir, wo in Ihrem Betrieb jede Woche die meisten Stunden verloren gehen.

  2. 02

    Innendienst-Check

    Wir schauen uns Ihre Abläufe gemeinsam mit Ihrem Team an und prüfen Ihre Software. Sie bekommen einen Fahrplan mit Aufwand und Nutzen je Ablauf.

  3. 03

    Ihr erster digitaler Kollege

    Wir starten mit einem klar abgegrenzten Ablauf. Getestet mit Ihren echten Daten, bevor er live geht. Ihr Team wird eingewiesen.

  4. 04

    Ausbau und Betreuung

    Weitere Abläufe auf derselben Basis. Wir überwachen, pflegen und entwickeln weiter und zeigen Ihnen regelmäßig, wie viel Zeit gespart wurde.

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Sicherheit und Kontrolle

Sie behalten die Kontrolle. Über Daten, Abläufe und Entscheidungen.

Die KI bereitet vor, ein Mensch entscheidet

Nichts wird blind gebucht oder verschickt. Welche Fälle automatisch laufen, legen Sie fest.

Server in Deutschland

Ihre Abläufe laufen auf einem Server in Deutschland oder in Ihrem Haus. KI-Dienste nur mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Alles gehört Ihnen

Zugänge, Konten und Abläufe laufen auf Ihren Namen. Mit Dokumentation, damit Sie nie von uns abhängig sind.

Mit Ihrem Team, nicht gegen es

Digitale Kollegen nehmen die nervigen Aufgaben ab. Ihre Mitarbeiter sind von der ersten Aufnahme an dabei.

Abgestimmt mit Ihrer IT

Ihr IT-Dienstleister betreut Rechner und Netz, wir die Abläufe. Mit Ihrem ERP-Partner sprechen wir direkt.

Pflichten im Blick

E-Rechnung, Arbeitszeiterfassung, Aufbewahrung und KI-Verordnung denken wir bei jedem Ablauf mit.

Ein guter Anlass

Drei Pflichten, die Sie ohnehin umsetzen müssen

Wer das einmal sauber automatisiert, erfüllt die Pflicht und spart dabei Zeit.

Ab 2027

E-Rechnung

Empfangen müssen Sie sie schon. Ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle.

Gilt schon

Arbeitszeiterfassung

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts 2022 Pflicht für alle Arbeitgeber. Eine elektronische Erfassung ist gesetzlich in Planung.

Gilt schon

KI-Kompetenz

Wer KI im Betrieb einsetzt, muss die KI-Kompetenz seines Teams fördern. Wir schulen Ihr Team gleich mit.

Valerio Sanchez, Gründer von Deine Digitalisten
Ihr Ansprechpartner

Technik ist selten das Problem. Menschen und Abläufe schon.

Ich bin Valerio Sanchez, Gründer von Deine Digitalisten und Wirtschaftspsychologe. Eine Automatisierung hilft nur, wenn Ihr Team sie annimmt. Deshalb beginnen wir bei den Menschen, die die Arbeit heute machen, und bauen erst dann. Wenn Sie die Potenzialanalyse anfragen, sprechen Sie mit mir.

Valerio Sanchez

Gründer und Geschäftsführer

Was Geschäftsführer uns vorher fragen

Ja, genau darauf bauen wir auf. Ihre Warenwirtschaft bleibt. Wir prüfen, welche Schnittstellen sie hat, und stimmen uns bei Bedarf mit Ihrem ERP-Partner ab. Wo es keine gibt, arbeiten wir über Mail, PDF, Excel oder Dateiaustausch.

Roboter von Deine Digitalisten

Wo verliert Ihr Betrieb jede Woche die meisten Stunden?

Im ersten Gespräch finden wir die Abläufe mit dem größten Hebel und sagen Ihnen ehrlich, was sich lohnt. Manchmal ist die Antwort auch: noch nicht.

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Wir melden uns, meistens noch am selben Tag.